[ tisk ]

Úvod : Produkty : TreeINFO

TreeINFO

Produkt TreeINFO je určen pro jednoduchou a efektivní správu informací a dokumentů, na který spoléhá více než 90 společností v České republice a na Slovensku. Je snadno modifikovatelný a rozšiřitelný dle individuálních požadavků.

TreeINFO umožňuje snadno a rychle vyhledávat, zobrazovat a sdílet informace a dokumenty uložené v centrálním archivu, udržovat jejich logické uspořádání a řídit přístup jednotlivých uživatelů. Součástí je i modul workflow pro podporu firemních procesů.

Hlavní vlastnosti TreeINFO:

Organizace informací
Organizace informací je založena na hierarchické, pro uživatele velmi přehledné a jednoduché stromové struktuře. Každý objekt, který je do systému uložen, má vlastní profilovou kartu, která obsahuje popisné informace k objektu.

Kartotéky
Kartotéky slouží pro správu všech informací, které se přímo neváží k určitému dokumentu, ale jsou nutné pro organizaci dokumentů. Příkladem jsou kontakty, zákazníci, projekty, výrobky, apod.

Zabezpečení, přístupová práva
Systém umožňuje definovat uživatele a skupiny obdobným schématem jako produkty firmy Microsoft. Jeden uživatel může být současně členem několika skupin, ke kterým jsou pak doplněna přístupová práva. Do systému je možné převzít strukturu uživatelů z MS Windows.

Vyhledávání
Systém poskytuje silné nástroje pro vyhledávání informací a dokumentů. Dokumenty je možné vyhledávat interaktivně nebo vytvořit tzv. Dotazy, které specifikují podmínky vyhledávání.
Výsledky dotazu jsou zobrazeny v přehledné tabulce a je možno exportovat je do externí databáze nebo textového souboru.

Schvalování, verze a revize
Systém udržuje plnou historii verzí dokumentu (autory jednotlivých verzí, datum a čas jejich vytvoření, zařazení do archivu, jméno, datum a čas kontroly, jméno schvalovatele, datum a čas schválení, počátek a konec platnosti verze a řadu dalších logistických informací). Schvalování dokumentů mohou provádět pouze osoby s odpovídajícím přístupovým právem. V případě potřeby modifikovat již schválený dokument může oprávněný uživatel vytvořit novou Revizi dokumentu. Nad novou revizí může znovu proběhnout cyklus tvorby, připomínkování, kontroly a schválení dokumentu.

Vydání a zařazení dokumentu do archivu
Aby mohl být dokument modifikován, musí být vydán z archivu danému uživateli. Po provedení změn zařadí uživatel dokument zpátky do archivu. Je-li dokument vydán z archivu, nemůže být modifikován jinými uživateli.

Složené dokumenty
Systém rozlišuje tzv. Samostatný dokument a Složený dokument. Samostatný dokument je dokument bez přímé vazby na další dokumenty. Složený dokument se skládá vždy z hlavního dokumentu a libovolného počtu podřízených dokumentů. Pro Složený dokument udržuje systém informace o vazbě mezi hlavním dokumentem a podřízenými dokumenty.

Sledování historie dokumentů
Systém umožňuje sledovat historii každého dokument. Historie nabídne detailní přehled operací, které byly s dokumentem prováděny, včetně informace o datu operace, názvu uživatele, který operaci provedl a názvu počítače, ze kterého byla akce spuštěna.

Tiskové sestavy a hromadný tisk dokumentů
Systém umožňuje tisk informací pomocí předdefinovaných výstupů (tisk přehledu dokumentů zvolené větve, tisk výsledku vyhledaných dokumentů na základě dotazu). Takto můžeme např. tisknout všechny dokumenty ve složce konkrétního zákazníka či vypracované v rámci konkrétní zakázky.

Skenování a prohlížení
Systém obsahuje výkonný modul pro zpracování skenovaných dokumentů, který umožňuje dokumenty digitalizovat a prohlížet. Podporuje skenování včetně specializovaných funkcí pro rychlou orientaci ve skenovaném dokumentu.

Podpora směrování dokumentů - workflow
Systém obsahuje nástroj pro lineární směrování dokumentů příjemcům. Příjemcem směrovaného dokumentu může být libovolný uživatel systému. Typickým využitím směrování je odesílání dokumentu řadě příjemců za účelem jejich řízené editace, přezkoumání, schvalování, skartace, revize atp. Celý průběh workflow je needitovatelně zaznamenán v přehledném reportu, a to včetně poznámky o nesplnění úkolu v termínu, vyjádření se k požadavku atp.

Oblasti využití TreeINFO:

• Obchodní dokumentace - evidence kontaktů, smluv, nabídek, vedení obchodní korespondence.
• Projektová dokumentace - kompletní vedení projektové knihovny s připravenými šablonami základních projektových dokumentů.
• Projekční dokumentace - zpracování komplexní dokumentace k nabídkovému, zakázkovému a změnovému řízení dle ISO 9001, archivace výkresové dokumentace.
• Evidence smluv - podpora tvorby a evidence smluv, jejich schvalování a archivace.
• Archiv - evidence informací a dokumentů o fondech, spisech, sbírkách a ostatních okruzích archivní činnosti, podpora digitalizace archiválií pomocí speciálních skenerů nebo digitálních fotoaparátů.
• Technická dokumentace - zpracování informací o chodu výrobních strojů a linky, protokolů o přípravě a dávkování suroviny dle plánu výroby, výpočty efektivit, generování a evidence protokolů o činnosti.
• Spisová služba - automatizace a podpora administrativních procesů spojených s dokumenty a spisy po dobu celého jejich životního cyklu, od přijetí v podatelně, přes zpracování a koloběh až po uložení v centrální spisovně nebo archivu.
• Dokumentace systému jakosti (ISO) - správa dokumentů jakosti, podpora vytváření, schvalování a publikování.
• Investiční dokumentace - archivace kompletní dokumentace z jednotlivých fází investiční výstavby, dávkový přenos pro předání dokumentace od zhotovitele k investorovi, intranetový přístup k dokumentům pomocí webového prohlížeče včetně vyhledávání.
• Daňoví poradci - evidence finančních úřadů, klientů a daňových dokumentů, připravené šablony pro komunikaci s finančními úřady.
• Personální mzdová dokumentace - evidence zaměstnanců, evidence pracovních smluv, certifikátů, dalších personálních dokumentů, řízený přístup, publikace seznamů na Intranet.
• Call centrum - kompletní evidence kontaktů se zákazníky, podpora tvorby korespondence, přiřazování úkolů.

Produkty