tisk ]Smlouvy
Poskytujeme řešení pro vytvoření elektronického archivu papírových smluv a automatizaci procesu tvorby nových smluv včetně řízeného schvalování a připomínkování ve workflow.
Každá společnost, větší či menší, uzavírá smlouvy. Než dojde k jejich finální podobě, je třeba provést řadu úkonů jako vytvořit návrh, předat k připomínkování, zapracovat změny, schválit a podepsat. Podepsané smluvní dokumenty je třeba evidovat a v případě potřeby je mít snadno dohledatelné, avšak přístupné jen oprávněným osobám.
Popis řešení:
- Stávající papírové smlouvy budou naskenovány, indexovány a bezpečně uloženy do elektronického archivu.
- Nové smlouvy bude možné vytvářet z definovaných firemních vzorů a šablon, jejich další zpracování, doplnění, připomínkování a následné schválení bude probíhat řízeně pomocí workflow. Veškeré verze a revize smluvních dokumentů budou evidovány.
- Smlouvy budou přehledně uspořádány do tzv. spisů, které budou obsahovat souhrn všech souvisejících dokumentů a informací k dané smlouvě. Při vytvoření základního dokumentu (prvotního návrhu smlouvy) je pomocí jednoduchého tlačítka založen spis a dokument je následně zařazen do definované struktury spisu. Spis je na závěr doplněn i o podepsaný originál smlouvy.
- Díky tomuto řešení budou vaše smlouvy vždy snadno a rychle dohledatelné a chráněné proti neoprávněnému přístupu.
Přínosy řešení:
- Pořádek ve smlouvách a jistotu, že najdou, co potřebují
- Bezpečné uložení smluv
- Zásadní zkrácení času potřebného na přípravu a schválení smlouvy
- Sjednocení práce se smlouvami v celé společnosti
- Spokojenost zákazníků při rychlé odezvě v komunikaci
Naše společnost pomohla řadě zákazníků oblast Řízení tvorby a správy smluv úspěšně řešit.
"Rychlost, transparentnost a zabezpečení schvalovacích procesů je
jednou ze základních podmínek úspěšného řízení naší společnosti. Zavedením DMS
jsme také přispěli do programu zvyšování firemní
kultury."
Ing. Jan Vencálek, finanční ředitel, Českomoravský cement,
a.s.
"Hlavními přínosy řešení v naší společnosti jsou především přehledná
evidence dodavatelských smluv, narovnání zprůhlednění a významné
urychlení
procesů souvisejících s jejich vznikem a archivací, odstranění
duplicitních
dokumentů, jednoznačná a prokazatelná evidence komunikace se zákazníky a
dostupnost zákaznické dokumentace na »jedno kliknutí«."
Ing. Vladislav Kovář, vedoucí útvaru výpočetní techniky a telekomunikací, Teplárny Brno, a.s.
K implementaci řešení využíváme technologie OpenText ECM nebo TreeINFO for SharePoint.
Naši zákazníci společně s řešením správy smluv často také využívají i řešení Automatizaci zpracování dodavatelských faktur.
