Skenování

Pomůžeme vám vytvořit bezpapírovou kancelář.  Poskytneme vám řešení, které vaše papírové dokumenty hned při vstupu do firmy dávkově naskenuje tj. snadno a rychle převede do elektronické podoby. Doporučíme vám vhodné skenery a odpovídající software pro další zpracování těchto dokumentů.

Do společnosti přichází velké množství papírových dokumentů, jako jsou přijatá korespondence, došlé faktury včetně příloh a dodacích listů, smlouvy atd. Často tyto dokumenty ve formě papírových kopií kolují po firmě za účelem kontroly a schválení. Originální dokumenty jsou uloženy do šanonů v různých odděleních a lokalitách a nastává problém s jejich dostupností, rychlým vyhledáním a vytvářením dalších a dalších kopií.

My vám nabízíme jednodušší a efektivnější řešení! Převeďte dokumenty do elektronické podoby, zrychlete celkový proces zpracování a schválení těchto dokumentů a eliminujte ztrátovost klíčových dokumentů.

Přínosy řešení:

  • Minimalizace rizika ztráty originálního dokumentu
  • Rychlejší distribuce dokumentu k uživateli okamžitým předáním přes workflow (elektronický oběh)
  • Jednoznačná identifikace dokumentu ihned po vstupu do firmy

Proces skenování a dalšího zpracování dokumentů probíhá následovně:

  • Obsluha skenovacího pracoviště připraví přijaté papírové dokumenty ke skenování:
    • Odebere kancelářské sponky
    • Rozdělí dokumenty na jednotlivé typy (faktury, faxy, přijatá pošta atp.).
    • Nalepí na první stranu dokumentu čárový kód, který zajistí jedinečnou identifikaci dokumentu a separaci jednotlivých dokumentů při skenování
    • Vloží do podavače skeneru a stiskne tlačítko skenovat.
  • Skenovací software rozpozná čárový kód na první straně a rozdělí skenovací dávku na jednotlivé soubory (dokumenty).
  • Výsledný soubor ve formátu PDF nebo TIFF je předán OCR programu anebo uložen na souborovou strukturu. Naskenované dokumenty mohou být automaticky importovány do dalších systémů.

Důležité pro kvalitu a rychlost převodu do elektronické podoby je použití odpovídajícího dokumentového skeneru a systému Kofax VirtualReScan (VRS) pro automatickou optimalizaci obrazu. Kofax VRS provádí v okamžiku skenování obrázku vícebodovou inspekci každého dokumentu, průběžně kontroluje a nastavuje správné vyrovnání, jas, kontrast a čirost zobrazení tak, aby jakékoliv nesrovnalosti byly hned opraveny a výsledné zobrazení bylo co nejčitelnější.