OpenText ECM
OpenText ECM poskytuje kompletní funkcionalitu Enterprise Content Management pro řízení a zabezpečení firemního obsahu. Obsahuje sadu nástrojů pro digitalizaci a vytěžování dat, vytváření a správu dokumentů v celém jejich životním cyklu, automatizaci a zjednodušení schvalovacích procesů (workflow) a zajišťuje dlouhodobou elektronickou archivaci v souladu s platnou legislativou.
Firemní informace, ať už ve firmě vznikají nebo do ní přicházejí, mají různou podobu. Jedná se o informace jak strukturované, pocházející z databázových systémů, tak i nestrukturované, ve formě dokumentů, formulářů, faxů, e-mailů a dalších, které je třeba řídit a efektivně využívat a zároveň je bezpečně a dlouhodobě uchovávat.
Produkt OpenText ECM, Content Lifecycle Management dokáže integrovat veškerý firemní obsah napříč aplikacemi do zabezpečeného řízeného sdíleného prostředí s kontrolovaným přístupem, snadnou dostupností informací a zajištěnou dlouhodobou archivací v souladu s platnou legislativou a interními předpisy. Nabízí nástroje pro integraci lidí, procesů a na ně vázaných dokumentů a pomáhá tak společnostem zvýšit produktivitu, zajistit prokazatelnost specifických dokladů po dobu desítek let a celkově snížit náklady na ukládání dat (TCO).
Přínosy:
- Možnost připojení dokumentů a dat k obchodním procesům
- Dostupnost firemního obsahu v obchodním kontextu
- Integrace firemního obsahu napříč aplikacemi do sdíleného prostředí s kontrolovaným přístupem
- Zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění schvalovacích procesů
- Správa neomezeně velkého množství informací
- Bezpečná a dlouhodobá archivace obsahu dle platné legislativy
Hlavní vlastnosti OpenText ECM:
Document Management – kompletní funkcionalita pro správu dokumentů (vytváření dokumentů ze šablon, check-in, check-out, verzování, sledování změn a stavu rozpracování, řízený přístup k dokumentům dle oprávnění, …); vysoce škálovatelné prostředí založené na webu
Centrální elektronický archiv - bezpečné uložení firemního obsahu; archivace dle zákona, práce s elektronickým podpisem/značkou a časovými razítky; archivace na HDD či optická média (kompatibilita
s většinou platforem); možnost nastavení
doby uchování dle požadovaných retenčních dob;
Workflow – elektronizace a automatizace procesů; podpora procesu vytváření, zpracování, schvalování a připomínkování dokumentů či formulářů; monitoring činností a stavu zpracování v reálném čase; grafické vytváření workflow dle firemních standardů;
Imaging – převedení papírových dokumentů do
digitální podoby; vytěžení, indexace a přiřazení atributů (metadat) naskenovaným
dokumentům pro jejich snadné vyhledávání a třídění;
Records Management – kompletní správa životního cyklu záznamů, dokumentů a spisů, jak v elektronické, tak fyzické podobě; dlouhodobé uchovávání a zajištění neměnnosti, hlídání časové platnosti a následné skartace v souladu s legislativou a interními nařízeními;
Intelligent Storage Management – ukládání dat optimalizovaným způsobem, v souladu s informačními technologiemi a obchodní strategií společnosti; kontrolní mechanismy v rámci archivu (identifikace duplicit a odstranění nadbytečných kopií, automatická komprese archivovaného obsahu); definice pravidel pro automatickou archivaci a další.
Pomocí OpenText ECM nejčastěji řešíme:
- Vytváření, připomínkování a schvalování smluv
- Zpracování a schvalování dodavatelských faktur
- Evidenci a distribuci došlé korespondence
- Správu došlých a odeslaných datových zpráv (Datové schránky)
- Správu směrnic a ISO dokumentace
- Správu dodacích listů
- Zpracování interních žádanek
V případě zájmu o tuto problematiku nás, prosím, kontaktujte a my vám představíme konkrétní řešení práce s dokumenty dle oblasti jejich zpracování a podělíme se s vámi o zkušenosti z realizovaných projektů.
