Archivace E-mailů
Dodáváme řešení pro správu, management, filtrování, monitoring a archivaci elektronické pošty v prostředí MS Exchange a Lotus Notes. Zajistíme bezpečné a dlouhodobé uchovávání vašich e-mailů včetně příloh i celých složek a jejich efektivní integraci do ECM. Archivace zákaznických e-mailů a hromadných mailingů společnosti.
Hlavní přínosy:
- Výrazné zmenšení mailové databáze - až o 90% a a snížení zátěže serverů
- Vyřešení problémů s velikostí osobních poštovních schránek (mailboxů)
- Kompletní kontrola a dohled nad e-maily celé organizace
- Vyhledání potřebných informací napříč celým poštovním serverem
- Díky účinnému filtrování zpráv budete dostávat jen produktivní informace a nikoliv nevyžádané e-maily včetně spamu.
- Důvěrné informace společnosti budou chráněny před neoprávněným odesláním elektronickou poštou
V současnosti patří e-mail k nejvýznamnějším komunikačním nástrojům. To s sebou samozřejmě nese také exponenciální nárůst množství e-mailů a tím i rostoucí náklady na jejich uchovávání. Navíc tyto e-maily a jejich přílohy obsahují stále častěji důležité obchodní informace.
Pomocí našich řešení OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange a OpenText Email Archiving for Lotus Notes vám umožníme tyto informace dlouhodobě a hlavně bezpečně uchovávat, ale zároveň je mít stále snadno a rychle přístupné a dohledatelné.
"Zavedením řešení pro archivaci e-mailů došlo v naší společnosti k významnému zmenšení databáze, respektive schránek u určitých uživatelů. Navíc velkou výhodou je, že se tak stalo téměř výhradně automaticky dle nastavených archivačních pravidel. Společnost Saint-Gobain Vertex vybírala z několika možných řešení, ale až OpenText prokázal schopnost být nasazen bez instalace jakékoliv komponenty na zdrojový MS Exchange server. Systém komunikuje přes standardní MAPI rozhraní a tudíž požadovaná funkcionalita byla vyřešena na straně klienta. V prostředí nadnárodních korporací, kde často probíhají centralizační tendence a kdy není jisté, zda místní MS Exchange server nebude přestěhován do zahraničí blíže k matce, je toto významný aspekt, který z velké části rozhodl."
Ing. Vladimír Daťka, ICT Manager ze společnosti Sain-Gobain Vertex, s.r.o.
Mezi hlavní výhody řešení patří:
- Zachycení a průkazná archivace důležité elektronické pošty a zároveň usnadnění zajištění životního cyklu e-mailu
- Snadný přístup k několik let starým archivem informací, odpadne ukvapené mazání zpráv a riziko nevratné ztráty důležitých firemních dokumentů
- Snadné ukládání e-mailů do složek v systému ECM - integrace všech informací na jedno místo
- Plná integrace do prostředí mailového klienta, není třeba náročné školení uživatelů.
- Splnění přísných legislativních požadavků
- Pozitivní dopad na provozní výkonnost a konsolidaci IT infrastruktury ve společnosti
Mezi nejvýznamnější funkce patří:
- Fulltextové vyhledávání
- Zaručená integrita archivovaných mailů a přiložených dokumentů využitím elektronických podpisů a časových razítek.
- Konverze veškerého obsahu e-mailů do formátu PDF
- Automatická likvidace e-mailů podle legislativy nebo "Archivního a skartačního řádu" společnosti.
Dodáváme také řešení pro Kompletní zabezpečení obsahu příchozích i odchozích e-mailů včetně příloh.
Mezi hlavní výhody řešení patří:
- Ochrana elektronické pošty proti spamu - zaměstnanci společnosti čtou pouze produktivní informace a nikoliv nevyžádané e-maily včetně spamu.
- Ochrana důvěrných informací společnosti - zaměstnanci nemohou ze společnosti odeslat důvěrné informace, pokud k tomu nemají stanovené právo.
- Zamezení odesílání či přijímání e-mailů, které nesouvisí s pracovní činností nebo mají právně problematický obsah.
